Sistema Integrado de Gestão deve aperfeiçoar fluxos de informação no IFPR

No início de fevereiro, o IFPR iniciou a implantação do Sistema Integrado de Gestão (SIG) sob responsabilidade da Diretoria de Tecnologia de Informação e Comunicação (DTIC). O software,  desenvolvido pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), permite o gerenciamento de informações administrativas e acadêmicas. Para falar sobre as expectativas e potencialidades do SIG, conversamos com o professor Eduardo Liquio Takao, da DTIC.

A implantação completa de todos os módulos do SIG deve durar cerca de dois anos. Ao término do processo, espera-se que toda a instituição esteja “conectada” às diversas funcionalidades do Sistema, que deverá gerar economia de recursos naturais, pois, aos poucos, a utilização de papel passará a ser menos frequente, e otimização do tempo dos servidores devido à automação de tarefas burocráticas. Mais do que informatizar processos, o SIG tende a aperfeiçoar os fluxos de informação e rotinas laborativas no IFPR. Outra vantagem expressiva será a facilidade de acesso e publicidade às informações institucionais, desde dados que dizem respeito ao orçamento até informações acadêmicas.

Comunicação IFPR: Você pode explicar o que é o SIG?

Takao: O SIG é o sistema utilizado pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN). Existe há oito anos e veio amadurecendo ao longo do tempo. O importante desse sistema é que, a UFRN enquanto ente federal, precisa prestar contas aos mesmos órgãos governamentais e de controle que o IFPR. Então todos os processos financeiros, de Recursos Humanos, entre outros, são totalmente compatíveis à nossa realidade.

C: Ou seja, não serão necessárias tantas alterações para que o sistema seja utilizado
aqui no IFPR.

T: Algumas customizações precisarão ser feitas. Isso já está no contrato. Mas grandes mudanças com certeza não. O SIG se comunica com os principais sistemas utilizados pelo Governo Federal, como o Siape, Siafi. O grande diferencial é que o software é livre (não proprietário). Se fosse proprietário, teríamos que adaptar para uma realidade que não é a mesma de uma empresa privada.

C: O que o SIG faz?

T: Ele está dividido em módulos. Tem o Administrativo, de Recursos Humanos e Acadêmico. Esses são os principais, mas existem outros, chamados “satélite”, como o de Planejamento, que provavelmente seja utilizado pela Propladi. Por exemplo, tem um modulo chamado Gedi (Gestão Eletrônica de Documentos) para que toda a tramitação de documentos seja feita eletronicamente e assim por diante.

C: Isso significa que aos poucos deixaremos de trabalhar com papel para utilizarmos
plataformas digitais.

T: Isso. Logo nos primeiros módulos isso já deve acontecer. Todos os recados, informes, tramitações, serão feitos por meio do portal SIG: comunicação entre professor e aluno, entre Diretoria de Câmpus e professores, Reitoria e Câmpus, ou seja, todas as informações, de todos para todos, estarão circulando pelo sistema.

C: Além disso, o sistema é “on-line”.

T: Sim. Poderá ser acessado via browser (navegador), de qualquer lugar, pela internet.
O software é livre, feito em Java, uma linguagem de código aberto. É importante deixar claro que não compramos, mas fizemos uma parceria com a UFRN. O custo que se tem é o de implantação e treinamento. O sistema já foi instalado e já está rodando nos nossos servidores. Se nossa equipe precisar fazer alguma alteração nele isso já é possível. Essa é a diferença de um software livre para um proprietário. Nós não pagamos licenças anuais e temos a autonomia de adaptar o software para as nossas necessidades. Depois de dois anos, poderemos continuar com a parceria, atuando, também, como desenvolvedores.

C: E todas as modificações que forem feitas poderão ser aproveitadas pelas demais entidades que já utilizam o sistema.

T: Sim. Nenhum sistema desse porte é completo. As legislações mudam, criam-se novas necessidades, a sociedade muda. Então o sistema precisa passar por muitas adaptações ao longo do tempo. A ideia é que tenhamos uma equipe que possa desenvolver e aperfeiçoar os módulos do SIG. Ao todo, esse projeto tem 33 instituições parceiras. Alguns institutos federais já aderiram: a Polícia Federal, o Ministério da Educação, por meio do FNDE, a Agência Brasileira de Inteligência (Abin), o Ministério da Justiça. Ou seja, órgãos muito importantes, já utilizam o sistema.

C: Do ponto de vista da eficiência, o que pode ser dito sobre o SIG?

T: Uma grande vantagem, apesar da diversidade de aplicações, é o fato de ele possuir uma base única. Então, a eficiência se dá na integração dos dados. Olhando pelo lado técnico, há vários pontos positivos. Podemos afirmar que o SIG irá mudar a rotina dos diversos departamentos do IFPR. Depois de implantado, gestores terão ambiente próprio com rápido acesso às informações que necessitarem, como o orçamento de cada câmpus, o que está sendo comprado, quando foi comprado, índice de desistência de alunos por câmpus e por sexo, ou seja, todo e qualquer tipo de informação sobre a instituição. Também haverá ambientes específicos para professores, técnicos administrativos, coordenadores de curso e alunos, que poderão consultar material de apoio, ter acesso às suas notas, entre outras informações acadêmicas.

C: Então podemos dizer que os fluxos de informação ficarão mais eficientes.

T: Mais eficientes e mais rápidos. Quando não existe um sistema padrão é normal que cada departamento comece a criar o seu próprio fluxo de trabalho e nem sempre esse fluxo é o mais apropriado. Estamos, de uma certa forma, fazendo um fluxo inverso. O SIG já tem um fluxo. Então teremos que adaptá-lo. A vantagem é que esse processo fica mais rápido. Como os diagramas já estão definidos, não haverá furos nos processos, desde que cada ator saiba a sua responsabilidade para que a sua falta de ação não comprometa as etapas seguintes de cada fluxo.

C: Como está o cronograma de instalação?

T: Estamos dando prioridade aos módulos de RH e Administrativo. No âmbito do RH, um dos primeiros sistemas a ser instalado é o de Cadastro. Serão cadastrados todos os técnicos e docentes, com todas as informações sobre eles. Logo em seguida vem o módulo de Férias. No Administrativo, os primeiros sistemas a serem instalados serão o de Protocolo, Cadastro de Materiais e Almoxarifado. Esse trabalho já começou e deve ser concluído nos próximos dois meses.

A metodologia de implantação tem três níveis. O primeiro é um treinamento dos usuários no ambiente virtual do sistema em utilização atualmente na UFRN. Depois, após preenchermos questionários específicos, o ambiente virtual é adaptado à nossa realidade e será feito um treinamento com os usuários com o sistema já adaptado ao IFPR.

No terceiro nível, provavelmente, haverá visitas in loco à UFRN, para tirarmos possíveis dúvidas sobre os fluxos do sistema, inclusive com os usuários finais (e não apenas com os desenvolvedores).

C: Podemos dizer, então, que a instalação do sistema irá alterar com as rotinas de trabalho de toda a instituição.

T: Sim. O sistema irá influenciar o trabalho de todos. Dentro das pesquisas que foram feitas pelo Comitê Diretivo de TI, constatamos que o SIG é um dos melhores, se não o melhor sistema público de gestão. Quando optamos por ele, buscávamos um sistema eficiente, para que professores, técnicos administrativos e gestores pudessem passar o menor tempo possível fazendo coisas burocráticas e dispensar mais tempo trabalhando em coisas relevantes.

Também tem o aspecto ambiental. Queremos diminuir o volume de circulação de papel. Uma coisa interessante é que hoje o IFPR tem um data-center que é considerado modelo. Em termos de storage, hardware onde se armazenam informações, nosso data-center é hoje o melhor do Paraná, segundo nos informou uma das maiores empresas que trabalham com esses equipamentos.  Enfim, o SIG tem tudo para dar certo e vamos fazer o máximo possível para que todos possam ser beneficiados em um processo democrático e colaborativo no qual todos possam ser ouvidos.