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Processo nº 23411.006657/2021-87

 

ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR

Processo Administrativo nº  23411.006657/2021-87


Projeto: Implantação Diploma Digital(Contratação de serviços de outsourcing (terceirização) para 

aluguel de scanners para digitalização de acervo acadêmico dos estudantes ativos  do IFPR)

 

 

 

Data

Versão

Descrição

Autor

01/09/2021

1.0

Finalização da primeira versão do documento

Equipe portaria SEI n. 

1261588

 


 

INTRODUÇÃO

O Estudo Técnico Preliminar tem por objetivo identificar e analisar os cenários para o atendimento da demanda que consta no Documento de Oficialização da Demanda, bem como demonstrar a viabilidade técnica e econômica das soluções identificadas, fornecendo as informações necessárias para subsidiar o respectivo processo de contratação. 

 

Referência: Art. 11 da IN SGD/ME nº 1/2019.

 

1 – DEFINIÇÃO E ESPECIFICAÇÃO DAS NECESSIDADES E REQUISITOS

Identificação das necessidades de negócio

1.1

Atender às especificações técnicas do Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março de 2020;

1.2

Locação de equipamentos do tipo scanner, pelo período de 12 meses, renovável por até 48 meses; e/ou aquisição de equipamentos tipo scanner, com garantia de 60 meses;

1.3

Cumprimento das exigências da legislação educacional;

1.4

Modernização de documentações acadêmicas;

1.5

Maior transparência nos procedimentos de emissão e registro do diploma digital;

1.6

Evitar fraudes ao reforçar a segurança para registro e emissão de diplomas digitais;

1.7

Desburocratização do processo de geração e emissão do diploma digital;

1.8

Otimização do tempo para emissão e registro do diploma digital;

1.9

Redução de custos, uma vez que o custo da impressão de um diploma físico é alto, devido a exigência da qualidade de impressão do documento e da marca d’água;

1.10

Mudança na sistemática do fluxo de emissão de diplomas, simplificando-se processos, e, ao mesmo tempo, agilizando a consulta e compartilhamento do diploma digital;

1.11

Automatizar o serviço para que os servidores de secretaria acadêmica não tenham que fazer o trabalho manual durante o processo de digitalização da pasta do aluno. Evitando que o servidor realize atividades manuais tais como: classificação dos arquivos digitalizados pelo tipo do documento, separação por pastas do aluno, fazer uploads manuais e ações de renomear os arquivos de forma manual para identificação visual mais rápida através do nome do arquivo pdf.

Identificação das necessidades tecnológicas

1.12

Ter suporte a OCR pesquisável,  e ORC zonal. 

1.13

suportar digitalização de documentos no mínimo A8 e no máximo A3;

1.14

Scanner de mesa e de passagem;

1.15

Possuir software de conversão e gerenciamento de arquivos digitalizados que seja compatível com armazenamento em nuvem

1.16

Scanner com possibilidade de uso em  rede com conexão cabeada e wi-fi

1.17

Velocidade de produção 80ppm

1.18

Espessura e peso do papel: 27–433 g/m2 (7,2–160 lb)

1.19

Espessura de carteira de identidade: até 1,4 mm (0,55 pol.)

1.20

Alimentador: até 80 folhas de papel de 80 g/m2 (20 lb).

1.21

saída em arquivo com metadados capturados dos documentos em formato CSV e TXT e XML, mínimo aceitável CSV E TXT 

1.22

o armazenamento dos arquivos digitalizados ocorrerá em nuvem no repositório do tipo S3, o IFPR fornecerá as credenciais de acesso para a contratada

1.23

Cada digitalização será armazenada em pasta individual do aluno identificadas pelo número do CPF

1.24

O nome do arquivo de digitalização deverá conter no mínimo, identificação de data e hora acrescido do nome do tipo documental,  preferencialmente começando pela data e hora:

exemplo:

2021-08-31-1130h-nomeDoDocumento

1.25

Software de OCR fornecido via máquina virtual, deve ser compatível com hospedagem em infraestrutura de nuvem pública AWS, já contratada pelo órgão. 

1.26

Software de OCR deve ser compatível com os navegadores : Internet Explorer 10 ou superior; Edge; Mozilla Firefox; Google Chrome, será aceito a possibilidade de plugin para funcionamento

1.27

A solução deverá contemplar o licenciamento do software nas quantidades necessárias para todas a localidades do IFPR demandas neste pregão.  Considerar o licenciamento necessário para o servidor de OCR em nuvem mais as licenças de cada equipamento acrescido de uma licença de usuário por equipamento.

1.28

Software das estações de digitalização deverá ser compatível com windows 10 ou superior. O software das estações deverá possuir integração com o servidor de OCR hospedado em nuvem.

Demais requisitos necessários e suficientes à escolha da solução de TIC

 

1.29

Suporte técnico e manutenção fornecidos pela contratada nos locais, preferencialmente presencial, mas com possibilidade de atendimento remoto. Para manutenção, configuração ou dúvidas de uso do serviço.

1.30

os equipamentos deverão ser novos.

1.31

A vigência do contrato será de 24 meses, prorrogáveis até 48 meses.

1.32

Especificações mínimas do arquivo de saída PDF

 

DOCUMENTO

RESOLUÇÃO MÍNIMA

COR

TIPO DE ORIGINAL

FORMATO DE ARQUIVO*

Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco

 

300 dpi

 

Monocromático (preto e branco)

 

Texto

 

PDF/A

 

Textos impressos, com ilustração, em preto e branco

 

300 dpi

 

Escala de cinza

 

Texto/imagem

 

PDF/A

 

Textos impressos, com ilustração e cores

300 dpi

 

RGB (colorido)

 

Texto/imagem

 

PDF/A

 

Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco

 

300 dpi

 

Escala de cinza

 

Texto/imagem

 

PDF/A

 

Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores

 

300 dpi

 

RGB (colorido)

 

Texto/imagem

 

PDF/A

 

Fotografias e cartazes

 

300 dpi

 

RGB (colorido)

 

Imagem

 

PNG

 

 

 

1.33

Metadados necessários para o arquivo digitalizado.

 

METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS

a) Para todos os documentos:

METADADOS

DEFINIÇÃO

Assunto

Palavras-chave que representam o conteúdo do documento. Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro.

Autor (nome)

Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.

Data e local da digitalização

Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento.

Identificador do documento digital

Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios).

Responsável pela digitalização

Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização

Título

Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído:

- Formal: designação registrada no documento;

- Atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título.

Tipo documental

Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.

Hash (chekcsum) da imagem

Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.

 

 

b) Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno:

 

METADADOS

DEFINIÇÃO

Classe

Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com base em um plano de classificação de documentos.

Data de produção (do documento original)

Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento.

Destinação prevista (eliminação ou guarda permanente)

Indicação da próxima ação de destinação (transferência, eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento à tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio e das atividades-fim.

Gênero

Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da informação no documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do documento.

Prazo de guarda

Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumprimento da destinação.

 

 

1.34

O software de digitalização deverá fornecer já configurado no mínimo os seguintes templates de OCR zonal: RG, PASSAPORTE, CNH, Registro nacional de Estrangeiro(RNE),  Comprovante de Quitação com o Serviço Militar.

1.35

O software de digitalização deverá permitir a criação de novos templates para OCR zonal de forma personalizada, para novas opções de documentos, incluídos a critério do órgão.

1.36

Capacitação básica operacional do equipamento e do software mínimo 4 horas, máximo 10 horas.

 

 

2 – ESTIMATIVA DA DEMANDA – QUANTIDADE DE BENS E SERVIÇOS

 

Baseado nas necessidades e no volume de estudantes de cada unidade do IFPR, foi construída uma tabela com o quantitativo de equipamentos para cada unidade conforme a seguir:

 

Tabela 1

Nº DE UNIDADES

UNIDADE

QUANTIDADE DE EQUIPAMENTOS

1

Arapongas

1

2

Assis Chateaubriand

1

3

Astorga

1

4

Barracão

1

5

Campo Largo

1

6

Capanema

1

7

Cascavel

1

8

Colombo

1

9

Coronel Vivida

1

10

Curitiba

3

11

Foz do Iguaçu

1

12

Goioerê

1

13

Irati

1

14

Ivaiporã

1

15

Jacarezinho

1

16

Jaguariaíva

1

17

Londrina

2

18

Palmas

3

19

Paranaguá

1

20

Paranavaí

1

21

Pinhais

1

22

Pitanga

1

23

Quedas do Iguaçu

1

24

Telêmaco Borba

1

25

Umuarama

1

26

União da Vitória

1

27

Reitoria: Proens – Dirac

1

TOTAL

32

 

 

A solução será composta pelo equipamento do tipo scanner nos quantitativos expostos na tabela 1 , e softwares necessários para produzir o arquivo digitalizado conforme requisitos técnicos descritos no item 1 deste estudo.

 

 

 

3 – ANÁLISE DE SOLUÇÕES

 

Como parte integrante desta análise efetuamos pesquisa no painel de preços do governo federal 

 

Efetuamos busca pelo CATSER 27618, para o ano 2021, contratações de ARP e Pregões no âmbito Federal e tivemos o seguinte resultado.

 

 

 

Considerando o cenário proposto existem algumas possibilidade  que podem ser seguidas para atender a necessidade do órgão de digitalização dos documentos dos estudantes, seguindo os critérios necessários para o diploma digital. Dentre as quais destacamos as possibilidades abaixo:

 

3.1 – IDENTIFICAÇÃO DAS SOLUÇÕES

ID da solução

DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO

1

Aquisição de equipamentos do tipo scanner e software para cada unidade nos quantitativos necessários

2

Contratação de empresa para fornecimento para fornecimento de scanners no formato outsourcing de digitalização

3

Terceirizar a atividade para empresas especializadas em digitalização de documentos.

4

Contrato atual do IFPR de outsourcing de impressão e digitalização com a empresa INTERATIVA

 

 

3.1.1 - detalhamento das soluções

 

 

Solução 1: Aquisição de equipamentos do tipo scanner e software para cada unidade nos quantitativos necessários

 

A aquisição de equipamentos e do software para digitalização atende parcialmente os requisitos desta contratação, é totalmente possível termos o arquivo PDF no formato desejado com a aquisição do scanner e do software para digitalização e e aplicação de OCR aos documentos. 

Porém a aquisição traz demasiado custo ao órgão com patrimônio e não contemplará eventuais necessidades de suporte e manutenção que poderão ocorrer durante o uso da solução.

Custo estimado para o Scanner R$ 3.190,00 (fonte : PontoFrio.com.br)

Total de scanner necessários: 32

Custo total da aquisição do scanner: R$ 3.190,00 x 32(unidades) =R$ 102.080,00 (cento e dois mil e oitocentos reais)

Garantia 12 meses.
 

Custo estimado do software para digitalização e OCR - utilizamos como referência o software abaixo:

 

PDFElement PRO

 

https://pdf.wondershare.net/pt-br/buy/pdfelement-windows.html

 

Custo para o licenciamento de cada unidade:

 

R$ 799,00 x 32(unidades) = R$ 25.568,00 (vinte e cinco mil quinhentos e sessenta e oito reais)

 

Custo total da solução: 

 

Scanner + Software = (R$ 3.190,00 x 32 unidades) + (R$ 799,00 x 32 unidades) = R$ 127.648,00 (Cento e vinte e sete mil, seiscentos e quarenta e oito reais)

 

 

Vantagens:

Aporte financeiro único pelo órgão para aquisição dos equipamentos. 

 

Desvantagem:

Não dispomos de servidores com a competência de manutenção do hardware do equipamento scanner nos quadros do IFPR

Não haverá suporte técnico específico para o software e para execução de manutenções nos equipamentos, nem atualizações.

Em caso de falha poderá haver interrupção do serviço por tempo indeterminado, diferente do serviço de locação onde haverá SLA, para atendimento previsto.

A solução poderá ser fornecida por fornecedores diferentes que dificulta o processo de suporte e aumenta o grau de dificuldade de configuração do equipamento e parametrização.

O equipamento ficará descoberto de manutenção após o período da garantia do fornecedor normalmente 12 meses.

Não há garantia de atualizações do software durante a vigência da garantia do equipamento, ou seja se for necessário atualizar será preciso nova aquisição ou upgrade, esta condição depende das regras do fornecedor do software.

Não haverá fase de treinamento básico operacional na implantação da solução.

 

 

Solução 2: Locação de equipamentos scanners para o IFPR

Realizamos cotação com empresas especializadas no fornecimento deste tipo de equipamento e temos o seguinte:

 

2.1 Solução de locação:

 

Locação de scanner  conforme modelo de referência :

 KODAK - Scanner Mod. S2080W -
Ethernet/Wireless - Duplex - 80 ppm - ADF
com 80 folhas.
Mesa digitalizadora tamanho A3 para Linha
2080W
Software de OCR 3A digital.
10 Horas de customização e treinamento.


tempos de atendimento SLA:

• Prazo de atendimento: 8 horas úteis, Curitiba e região metropolitana.
• Prazo de atendimento: 12 horas úteis, demais cidades.
• Prazo de Solução: 24 horas, Curitiba e região metropolitana.
• Prazo de Solução: 48 horas, demais cidades.

 

Custo estimado por unidade de locação(equipamento + software + suporte): 410,00 (quatrocentos e dez reais)

Custo mensal para 32 equipamentos = R$ 410,00 x 32 unidades = R$ 13.120,00 (treze mil, cento e vinte reais).

 

Vantagens:

Solução fornecida por um único fornecedor

Suporte técnico para solução durante a vigência do contrato

É possível ter previsibilidade do serviço com a aplicação dos SLAs de atendimento.

Não necessitará de mão de obra especializada em caso de necessidade de reparo do hardware do equipamento

O software terá todas as atualizações necessárias durante a vigência do contrato.

Treinamento operacional da solução.

A locação elimina a imprevisibilidade de problemas técnicos que podem ocorrer, por ser serviço contínuo a contratada terá a responsabilidade pela continuidade sem prejuízo para o órgão.

 

 

Desvantagens

O custo final ultrapassa o custo da aquisição do equipamento como permanente.

 

 

 

Solução 3: Terceirizar a atividade para empresas especializadas em digitalização de documentos.

 

Terceirizar a atividade de digitalização sem a necessidade do equipamento instalado na unidade do IFPR.

 

Vantagens: 

Não será necessário emprego de mão de obra de servidor público para realização da digitalização dos documentos.

 

Desvantagens:

Impossibilidade de  atendimento dos alunos no IFPR, pois o local de digitalização será diferente da localidade do campus.

Em caso do servidor ser o responsável pelo envio dos documentos para digitalização haverá risco extravio de documentos no processo.

Em caso do aluno ser o responsável por ir até a empresa de digitalização, não será vantajoso pois gerará custo extra para o aluno no processo de matrícula, já que necessitará comparecer ao campus da mesma forma.

Consideraremos esta solução inviável.

Aumenta a burocratização do serviço, indo contrário a necessidade de digitalização dos serviços.

 

 

 

Solução 4: Contrato atual do IFPR de outsourcing de impressão e digitalização com a empresa INTERATIVA

 

Ocorre que o IFPR possui em vigência um contrato de outsourcing de impressão e digitalização com a empresa INTERATIVA SOLUCOES EIRELI, o contrato é de 48 meses e possui encerramento em abril/2022, sem possibilidade de renovação.

Este contrato prevê serviços de digitalização, porém não está adequado aos requisitos da normativa do diploma digital que ocorreu posterior a esta contratação.  A ferramenta de digitalização do contrato vigente não automatiza o processo na criação das pastas e nomenclatura dos arquivos, gerando mais trabalho manual aos servidores da secretaria acadêmica.

 

Cogitou-se a possibilidade de aditivo de contrato para adequação para que os equipamentos locados para órgão atendessem os requisitos do arquivo digitalizado a ser empregado no diploma digital, porém como não há possibilidade de mais prorrogações deste contrato.

 

Vantagens: 

utilização do contrato vigente, evitando aumento de despesa para o órgão.

 

Desvantagens:

O contrato atual possui vencimento em abril-2022

O OCR fornecido pelo equipamento locado atualmente é de baixa qualidade e desempenho, causa baixa produtividade em volumes maiores de documentos.

O Contrato atual não permite mais aditivos de acréscimo de serviço, não possui mais possibilidade de prorrogação.

O arquivo gerado pela ferramenta não possui os metadados requisitados nos arquivos do diploma digital.

O processo de padronização dos arquivos exigiria muitas ações manuais por parte dos servidores da secretaria acadêmica para organização em pastas identificadas pelo aluno, não há automatização no processo.

 

 


 

3.2 – ANÁLISE COMPARATIVA DE SOLUÇÕES

 

Requisito

Solução

Sim

Não

Não se Aplica

A Solução encontra-se implantada em outro órgão ou entidade da Administração Pública?

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

 

X

 

solução 4

X

 

 

A Solução está disponível no Portal do Software Público Brasileiro?

(quando se tratar de software)

 

Solução 1

 

 

X

Solução 2

 

 

X

Solução 3

 

 

X

solução 4

 

 

X

A Solução é composta por software livre ou software público?

(quando se tratar de software)

 

Solução 1

 

X

 

Solução 2

 

X

 

Solução 3

 

X

 

solução 4

 

X

 

A Solução é aderente às políticas, premissas e especificações técnicas definidas pelos Padrões de governo ePing, eMag, ePWG?

 

Solução 1

 

 

X

Solução 2

 

 

X

Solução 3

 

 

X

solução 4

 

 

X

A Solução é aderente às regulamentações da ICP-Brasil?

(quando houver necessidade de certificação digital)

 

Solução 1

 

 

X

Solução 2

 

 

X

Solução 3

 

 

X

solução 4

 

 

X

A Solução é aderente às orientações, premissas e especificações técnicas e funcionais do e-ARQ Brasil? (quando o objetivo da solução abranger documentos arquivísticos)

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

solução 4

 

X

 

 

Requisito

Solução

Sim

Não

Não se Aplica

Identificação das necessidades de negócio

 

 

 

 

1.1

Atender às especificações técnicas do Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março de 2020;

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

 

X

 

1.2

Locação de equipamentos do tipo scanner, pelo período de 12 meses, renovável por até 48 meses; e/ou aquisição de equipamentos tipo scanner, com garantia de 60 meses;

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

X

 

 

1.3

Cumprimento das exigências da legislação educacional;

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

 

X

 

1.4

Modernização de documentações acadêmicas;

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

 

X

 

1.5

Maior transparência nos procedimentos de emissão e registro do diploma digital;

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

 

X

 

 

solução 4

 

X

 

1.6

Evitar fraudes ao reforçar a segurança para registro e emissão de diplomas digitais;

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

 

X

 

 

solução 4

 

X

 

1.7

Desburocratização do processo de geração e emissão do diploma digital;

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

 

X

 

 

solução 4

 

X

 

1.8

Otimização do tempo para emissão e registro do diploma digital;

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

 

X

 

 

solução 4

 

X

 

1.9

Redução de custos, uma vez que o custo da impressão de um diploma físico é alto, devido a exigência da qualidade de impressão do documento e da marca d’água;

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

X

 

 

1.10

Mudança na sistemática do fluxo de emissão de diplomas, simplificando-se processos, e, ao mesmo tempo, agilizando a consulta e compartilhamento do diploma digital;

 

Solução 1

 

 

X

Solução 2

 

 

X

Solução 3

 

 

X

 

solução 4

 

 

X

1.11

Automatizar o serviço para que os servidores de secretaria acadêmica não tenham que fazer o trabalho manual durante o processo de digitalização da pasta do aluno. Evitando que o servidor realize atividades manuais tais como: classificação dos arquivos digitalizados pelo tipo do documento, separação por pastas do aluno, fazer uploads manuais e ações de renomear os arquivos de forma manual para identificação visual do pdf.

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

 

X

 

 

solução 4

 

X

 

Identificação das necessidades tecnológicas

 

 

 

 

1.12

Ter suporte a OCR pesquisável,  e ORC zonal.

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

 

X

 

1.13

suportar digitalização de documentos no mínimo A8 e no máximo A3

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

 

X

 

1.14

Scanner de mesa e de passagem;

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

 

X

 

1.15

Possuir software de conversão e gerenciamento de arquivos digitalizados que seja compatível com armazenamento em nuvem;

 

Solução 1

 

X

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

 

X

 

1.16

Scanner com possibilidade de uso em rede com conexão cabeada e wi-fi

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

 

 

X

 

solução 4

 

X

 

 

1.17

 

 

 

Velocidade de produção 80ppm

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

Solução 4

 

X

 

1.18

Espessura e peso do papel: 27–433 g/m2 (7,2–160 lb)

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

X

 

 

1.19

Espessura de carteira de identidade: até 1,4 mm (0,55 pol.)

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

X

 

 

1.20

Alimentador: até 80 folhas de papel de 80 g/m2 (20 lb).

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

 

X

 

1.21

saída em arquivo com metadados capturados dos documentos em formato CSV e TXT e XML, mínimo aceitável CSV E TXT

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

 

X

 

1.22

o armazenamento dos arquivos digitalizados ocorrerá em nuvem no repositório do tipo S3, o IFPR fornecerá as credenciais de acesso para a contratada

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

 

X

 

 

solução 4

 

X

 

1.23

Cada digitalização será armazenada em pasta individual do aluno identificadas pelo número do CPF

 

Solução 1

 

X

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

 

X

 

 

solução 4

 

X

 

1.24

O nome do arquivo de digitalização deverá conter identificação de data e hora acrescido do nome do tipo documental,  preferencialmente começando pela data e hora:

exemplo:

2021-08-31-1130h-nomeDoDocumento

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

 

X

 

1.25

Software de OCR fornecido via máquina virtual, deve ser compatível com hospedagem em infraestrutura de nuvem pública AWS, já contratada pelo órgão.

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

 

X

 

 

solução 4

 

X

 

1.26

Software de OCR deve ser compatível com os navegadores : Internet Explorer 10 ou superior; Edge; Mozilla Firefox; Google Chrome, será aceito a possibilidade de plugin para funcionamento

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

 

X

 

 

solução 4

 

X

 

1.27

A solução deverá contemplar o licenciamento do software nas quantidades necessárias para todas a localidades do IFPR demandas neste pregão. Considerar o licenciamento necessário para o servidor de OCR em nuvem mais as licenças de cada equipamento acrescido de uma licença de usuário por equipamento.

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

 

X

 

 

solução 4

 

X

 

1.28

Software das estações de digitalização deverá ser compatível com windows 10 ou superior. O software das estações deverá possuir integração com o servidor de OCR hospedado em nuvem.

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

 

X

 

Demais requisitos necessários e suficientes à escolha da solução de TIC

 

 

 

 

 

1.29

Suporte técnico e manutenção fornecidos pela contratada nos locais, preferencialmente presencial, mas com possibilidade de atendimento remoto. Para manutenção, configuração ou dúvidas de uso do serviço.

 

Solução 1

 

X

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

 

X

 

 

solução 4

X

 

 

1.30

os equipamentos deverão ser novos.

 

Solução 1

X

 

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

 

X

 

 

solução 4

 

X

 

1.31

A vigência do contrato será de 24 meses, prorrogáveis até 48 meses.

 

Solução 1

 

X

 

Solução 2

X

 

 

Solução 3

X

 

 

 

solução 4

 

X

 

1.32

Especificações mínimas do arquivo de saída PDF


 

DOCUMENTO

RESOLUÇÃO MÍNIMA

COR

TIPO DE ORIGINAL

FORMATO DE ARQUIVO*

Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco

 

300 dpi

 

Monocromático (preto e branco)

 

Texto

 

PDF/A

 

Textos impressos, com ilustração, em preto e branco

 

300 dpi

 

Escala de cinza

 

Texto/imagem

 

PDF/A

 

Textos impressos, com ilustração e cores

300 dpi

 

RGB (colorido)

 

Texto/imagem

 

PDF/A

 

Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco

 

300 dpi

 

Escala de cinza

 

Texto/imagem

 

PDF/A

 

Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores

 

300 dpi

 

RGB (colorido)

 

Texto/imagem

 

PDF/A

 

Fotografias e cartazes

 

300 dpi

 

RGB (colorido)

 

Imagem

 

PNG

 


 


 


 


 

 

Solução 1


X


 


 

Solução 2

X
 


 


 

Solução 3

X
 


 


 

 

solução 4

X

 

 

1.33

Metadados necessários para o arquivo digitalizado.


 

METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS

a) Para todos os documentos:

METADADOS

DEFINIÇÃO

Assunto

Palavras-chave que representam o conteúdo do documento. Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro.

Autor (nome)

Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.

Data e local da digitalização

Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento.

Identificador do documento digital

Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios).

Responsável pela digitalização

Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização

Título

Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído:

- Formal: designação registrada no documento;

- Atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título.

Tipo documental

Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.

Hash (chekcsum) da imagem

Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.


 


 

b) Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno:


 

METADADOS

DEFINIÇÃO

Classe

Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com base em um plano de classificação de documentos.

Data de produção (do documento original)

Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento.

Destinação prevista (eliminação ou guarda permanente)

Indicação da próxima ação de destinação (transferência, eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento à tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio e das atividades-fim.

Gênero

Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da informação no documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do documento.

Prazo de guarda

Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumprimento da destinação.


 


 


 


 

 

Solução 1

X
 


 


 

Solução 2

X
 


 


 

Solução 3

X
 


 


 

 

solução 4

 

X

 

1.34

O software de digitalização deverá fornecer já configurado no mínimo os seguintes templates de OCR zonal: RG, PASSAPORTE, CNH, Registro nacional de Estrangeiro(RNE), Comprovante de Quitação com o Serviço Militar.

Solução 1


X


 


 

Solução 2

X
 


 


 

Solução 3


 


X

 

 

solução 4

 

X

 

1.35

O software de digitalização deverá permitir a criação de novos templates para OCR zonal de forma personalizada, para novas opções de documentos, incluídos a critério do órgão.

Solução 1


X


 


 

Solução 2

X
 


 


 

Solução 3


 

X
 

 

 

solução 4

 

X

 

1.36

Capacitação básica operacional do equipamento e do software mínimo 4 horas, máximo 10 horas.

Solução 1


 

X
 


 

Solução 2

X
 


 


 

Solução 3


 


 

X

 

solução 4

 

X

 

 

 

4 – REGISTRO DE SOLUÇÕES CONSIDERADAS INVIÁVEIS

 

Solução 1: Aquisição de equipamentos do tipo scanner e software para cada unidade nos quantitativos necessários

 

Apesar de possuir um menor valor financeiro de aquisição, a solução não contempla todos os requisitos demandados pelo órgão, pois não oferece manutenção de hardware, nem atualizações de software. Para se tornar viável a solução deveria possuir suporte local e atualizações de software durante a vigência da garantia o que não é prática de mercado em aquisições de equipamentos scanners.

 

Sendo assim consideramos a solução 1 inviável para o processo.

 

Solução 3: Terceirizar a atividade para empresas especializadas em digitalização de documentos.

 

A terceirização completa da atividade de digitalização dos documentos da comunidade acadêmica do IFPR, é inviável, pode facilitar fraudes, e burocratiza mais o processo indo contrário ao processo de digitalização dos serviços do governo federal. Consideramos necessário que o estudante apresente seus documentos na secretaria da unidade ao invés de outro local apenas para digitalização.

A solução também não atende todos os requisitos demandados para esta contratação.

Sendo assim consideramos a solução 2 inviável para o processo.

 

Solução 4: Contrato atual do IFPR de outsourcing de impressão e digitalização com a empresa INTERATIVA

A solução não é adequada pelo fato dos equipamentos atuais não possuírem a ferramenta de digitalização com qualidade suficiente para atender os requisitos solicitados no diploma digital e também pelo fato do contrato ter seu encerramento em abril/2022, como este contrato foi realizado com vigência de 48 meses, não comporta aditivo de prorrogação, o que ocasionaria interrupção do serviço, se o órgão optasse por esta via. Com o fim do contrato em abril /2022, antes do término deste ano seria necessária licitação para não haver interrupção do serviços. 

Considerando ainda a necessidade deste serviço ativo no órgão já em dez/2021 para atendimento dos documentos das turmas que ser formarão no final de 2021. 

O arquivo gerado pelo scanner do contrato vigente não possui automatização de processo, ou seja seria necessária interação do servidor da secretaria para renomear os arquivos e separá-los manualmente em pastas por aluno. Causando trabalho desnecessário se a ação ocorresse de forma automatizada.

Sendo assim consideramos inviável esta solução.

 


 

 

5 – ANÁLISE COMPARATIVA DE CUSTOS (TCO)

 

5.1 – CÁLCULO DOS CUSTOS TOTAIS DE PROPRIEDADE

Solução Viável 1:

 

DESCRIÇÃO:

 

Solução 2: Locação de equipamentos scanners para o IFPR

Realizamos cotação com empresas especializadas no fornecimento deste tipo de equipamento e temos o seguinte:

2.1 Solução de locação:

Locação de scanner  conforme modelo de referência :

 KODAK - Scanner Mod. S2080W -
Ethernet/Wireless - Duplex - 80 ppm - ADF
com 80 folhas.
Mesa digitalizadora tamanho A3 para Linha
2080W
Software de OCR 3A digital.
10 Horas de customização e treinamento.


tempos de atendimento SLA:

• Prazo de atendimento: 8 horas úteis, Curitiba e região metropolitana.
• Prazo de atendimento: 12 horas úteis, demais cidades.
• Prazo de Solução: 24 horas, Curitiba e região metropolitana.
• Prazo de Solução: 48 horas, demais cidades.

 

Custo Total de Propriedade - Memória de Cálculo:

FONTE ORÇAMENTO 3 - sei n. 1362337

 

Custo estimado por unidade de locação(equipamento + software + suporte): 410,00 (quatrocentos e dez reais)

Custo mensal para 32 equipamentos = R$ 410,00 x 32 unidades = R$ 13.120,00 (treze mil, cento e vinte reais).

 

Custo para 12 meses : R$ 157.440,00 (Cento e cinquenta e sete mil, quatrocentos e quarenta reais) 

Custo para 24 meses : R$ 314.880,00 (Trezentos e quatorze mil, oitocentos e oitenta reais)

 

 

 

5.2 – MAPA COMPARATIVO DOS CÁLCULOS TOTAIS DE PROPRIEDADE (TCO)

 

Descrição da solução

Estimativa de TCO ao longo dos anos

Total  24 meses

Total  48meses

Ano 1

Ano 2

Ano 3

Ano 4

Solução 2: Locação de equipamentos scanners para o IFPR

R$ 157.440,00

R$ 157.440,00

R$ 157.440,00

R$ 157.440,00

R$ 314.880,00

R$ 629.760,00


 


 

6 – DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO DE TIC A SER CONTRATADA

 

Locação de equipamentos scanners para o IFPR:

 

Fornecimento na modalidade locação de equipamento do tipo scanner pelo período de 24 meses prorrogáveis até 48 meses, incluso o software, incluso manutenção do equipamento, atualização de software e suporte técnico. Para uso na Diretoria de Registros Acadêmicos e nas secretarias acadêmicas do IFPR, para atender digitalização dos documentos dos estudantes com a qualidade necessária para os requisitos do diploma digital, Conforme quantidades e especificações técnicas descritas abaixo:

 

Tabela 1

Nº DE UNIDADES

UNIDADE

QUANTIDADE DE EQUIPAMENTOS

1

Arapongas

1

2

Assis Chateaubriand

1

3

Astorga

1

4

Barracão

1

5

Campo Largo

1

6

Capanema

1

7

Cascavel

1

8

Colombo

1

9

Coronel Vivida

1

10

Curitiba

3

11

Foz do Iguaçu

1

12

Goioerê

1

13

Irati

1

14

Ivaiporã

1

15

Jacarezinho

1

16

Jaguariaíva

1

17

Londrina

2

18

Palmas

3

19

Paranaguá

1

20

Paranavaí

1

21

Pinhais

1

22

Pitanga

1

23

Quedas do Iguaçu

1

24

Telêmaco Borba

1

25

Umuarama

1

26

União da Vitória

1

27

Reitoria: Proens – Dirac

1

TOTAL

32

 

A solução de digitalização deverá contemplar equipamento e software para atender os requisitos de negócio, as necessidades tecnológicas e demais requisitos de TIC levantados neste estudo técnico.

 

Identificação das necessidades de negócio

1.1

Atender às especificações técnicas do Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março de 2020;

1.2

Locação de equipamentos do tipo scanner, pelo período de 12 meses, renovável por até 48 meses; e/ou aquisição de equipamentos tipo scanner, com garantia de 60 meses;

1.3

Cumprimento das exigências da legislação educacional;

1.4

Modernização de documentações acadêmicas;

1.5

Maior transparência nos procedimentos de emissão e registro do diploma digital;

1.6

Evitar fraudes ao reforçar a segurança para registro e emissão de diplomas digitais;

1.7

Desburocratização do processo de geração e emissão do diploma digital;

1.8

Otimização do tempo para emissão e registro do diploma digital;

1.9

Redução de custos, uma vez que o custo da impressão de um diploma físico é alto, devido a exigência da qualidade de impressão do documento e da marca d’água;

1.10

Mudança na sistemática do fluxo de emissão de diplomas, simplificando-se processos, e, ao mesmo tempo, agilizando a consulta e compartilhamento do diploma digital;

1.11

Automatizar o serviço para que os servidores de secretaria acadêmica não tenham que fazer o trabalho manual durante o processo de digitalização da pasta do aluno. Evitando que o servidor realize atividades manuais tais como: classificação dos arquivos digitalizados pelo tipo do documento, separação por pastas do aluno, fazer uploads manuais e ações de renomear os arquivos de forma manual para identificação visual mais rápida através do nome do arquivo pdf.

Identificação das necessidades tecnológicas

1.12

Ter suporte a OCR pesquisável,  e ORC zonal. 

1.13

suportar digitalização de documentos no mínimo A8 e no máximo A3;

1.14

Scanner de mesa e de passagem;

1.15

Possuir software de conversão e gerenciamento de arquivos digitalizados que seja compatível com armazenamento em nuvem

1.16

Scanner com possibilidade de uso em  rede com conexão cabeada e wi-fi

1.17

Velocidade de produção 80ppm

1.18

Espessura e peso do papel: 27–433 g/m2 (7,2–160 lb)

1.19

Espessura de carteira de identidade: até 1,4 mm (0,55 pol.)

1.20

Alimentador: até 80 folhas de papel de 80 g/m2 (20 lb).

1.21

saída em arquivo com metadados capturados dos documentos em formato CSV e TXT e XML, mínimo aceitável CSV E TXT 

1.22

o armazenamento dos arquivos digitalizados ocorrerá em nuvem no repositório do tipo S3, o IFPR fornecerá as credenciais de acesso para a contratada

1.23

Cada digitalização será armazenada em pasta individual do aluno identificadas pelo número do CPF

1.24

O nome do arquivo de digitalização deverá conter no mínimo, identificação de data e hora acrescido do nome do tipo documental,  preferencialmente começando pela data e hora:

exemplo:

2021-08-31-1130h-nomeDoDocumento

1.25

Software de OCR fornecido via máquina virtual, deve ser compatível com hospedagem em infraestrutura de nuvem pública AWS, já contratada pelo órgão. 

1.26

Software de OCR deve ser compatível com os navegadores : Internet Explorer 10 ou superior; Edge; Mozilla Firefox; Google Chrome, será aceito a possibilidade de plugin para funcionamento

1.27

A solução deverá contemplar o licenciamento do software nas quantidades necessárias para todas a localidades do IFPR demandas neste pregão.  Considerar o licenciamento necessário para o servidor de OCR em nuvem mais as licenças de cada equipamento acrescido de uma licença de usuário por equipamento.

1.28

Software das estações de digitalização deverá ser compatível com windows 10 ou superior. O software das estações deverá possuir integração com o servidor de OCR hospedado em nuvem.

Demais requisitos necessários e suficientes à escolha da solução de TIC

 

1.29

Suporte técnico e manutenção fornecidos pela contratada nos locais, preferencialmente presencial, mas com possibilidade de atendimento remoto. Para manutenção, configuração ou dúvidas de uso do serviço.

1.30

os equipamentos deverão ser novos.

1.31

A vigência do contrato será de 24 meses, prorrogáveis até 48 meses.

1.32

Especificações mínimas do arquivo de saída PDF

 

DOCUMENTO

RESOLUÇÃO MÍNIMA

COR

TIPO DE ORIGINAL

FORMATO DE ARQUIVO*

Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco

 

300 dpi

 

Monocromático (preto e branco)

 

Texto

 

PDF/A

 

Textos impressos, com ilustração, em preto e branco

 

300 dpi

 

Escala de cinza

 

Texto/imagem

 

PDF/A

 

Textos impressos, com ilustração e cores

300 dpi

 

RGB (colorido)

 

Texto/imagem

 

PDF/A

 

Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco

 

300 dpi

 

Escala de cinza

 

Texto/imagem

 

PDF/A

 

Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores

 

300 dpi

 

RGB (colorido)

 

Texto/imagem

 

PDF/A

 

Fotografias e cartazes

 

300 dpi

 

RGB (colorido)

 

Imagem

 

PNG

 

 

 

1.33

Metadados necessários para o arquivo digitalizado.

 

METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS

a) Para todos os documentos:

METADADOS

DEFINIÇÃO

Assunto

Palavras-chave que representam o conteúdo do documento. Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro.

Autor (nome)

Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.

Data e local da digitalização

Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento.

Identificador do documento digital

Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios).

Responsável pela digitalização

Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização

Título

Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído:

- Formal: designação registrada no documento;

- Atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título.

Tipo documental

Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.

Hash (chekcsum) da imagem

Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.

 

 

b) Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno:

 

METADADOS

DEFINIÇÃO

Classe

Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com base em um plano de classificação de documentos.

Data de produção (do documento original)

Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento.

Destinação prevista (eliminação ou guarda permanente)

Indicação da próxima ação de destinação (transferência, eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento à tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio e das atividades-fim.

Gênero

Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da informação no documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do documento.

Prazo de guarda

Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumprimento da destinação.

 

 

1.34

O software de digitalização deverá fornecer já configurado no mínimo os seguintes templates de OCR zonal: RG, PASSAPORTE, CNH, Registro nacional de Estrangeiro(RNE),  Comprovante de Quitação com o Serviço Militar.

1.35

O software de digitalização deverá permitir a criação de novos templates para OCR zonal de forma personalizada, para novas opções de documentos, incluídos a critério do órgão.

1.36

Capacitação básica operacional do equipamento e do software mínimo 4 horas, máximo 10 horas.

 

A contratada deverá fornecer canal de comunicação via sistema e/ou telefonico para abertura dos chamados técnicos de suporte.

A contratada deverá atender os seguintes critérios de tempo após a abertura do chamado. 

O tempo para a contratada efetuar a solução do atendimento começará a ser computado após o primeiro diagnóstico executado no início do atendimento.

Entendem-se por chamados de baixa complexidade aqueles que possam ser feitos remotamente, ou mesmo que presenciamente onde o equipamento não necessite de reparo físico

Entende-se por chamados de média complexidade aqueles que não possam ser feitos remotamente onde necessite reparo físico, substituição de peças do equipamento

Entende-se por chamados de alta complexidade aqueles que o equipamento necessite ser substituido completamente.

 

Local chamado Baixa complexidade média complexidade alta complexidade
início do atendimento solução do atendimento início do atendimento solução do atendimento início do atendimento solução do atendimento
Curitiba e região metropolitana. até 8 horas úteis até 24 horas  até 8 horas úteis até 48 horas até 8 horas úteis até 72 horas
demais cidades previstas neste certame até 12 horas úteis até 48 horas até 12 horas úteis até 72 horas até 12 horas úteis até 96 horas

 

 

 

 

7 – ESTIMATIVA DE CUSTO TOTAL DA CONTRATAÇÃO

Baseado na pesquisa de preços de mercado melhor detalhada no mapa de preços documento SEI n. 1362338 deste processo, temos a seguinte estimativa para esta contratação:

GRUPO

ITEM

DESCRIÇÃO DO SERVIÇO

CAMPI

QUANTIDADE DE SCANNERS E SOFTWARE A SER DISPONIBILIZADO

Valor Mensal

Valor Mensal

VALOR TOTAL DE 24 MESES

1

1

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Arapongas

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

2

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Assis Chateaubriand

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

3

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Astorga

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

4

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Barracão

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

5

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Campo Largo

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

6

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Capanema

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

7

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Cascavel

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

8

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Colombo

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

9

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Coronel Vivida

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

10

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Curitiba

3

R$ 354,03

R$ 1.062,09

R$ 25.490,16

11

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Foz do Iguaçu

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

12

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Goioerê

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

13

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Irati

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

14

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Ivaiporã

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

15

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Jacarezinho

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

16

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Jaguariaíva

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

17

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Londrina

2

R$ 354,03

R$ 708,06

R$ 16.993,44

18

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Palmas

3

R$ 354,03

R$ 1.062,09

R$ 25.490,16

19

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Paranaguá

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

20

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Paranavaí

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

21

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Pinhais

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

22

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Pitanga

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

23

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Quedas do Iguaçu

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

24

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Telêmaco Borba

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

25

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Umuarama

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

26

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

União da Vitória

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

27

Locação de Scanner, incluso softwares, manutenção e suporte por 24 meses conforme especificações do termo de referência

Reitoria: Proens – Dirac

1

R$ 354,03

R$ 354,03

R$ 8.496,72

 

TOTAL GERAL DA CONTRATAÇÃO

 

 

 

R$ 271.895,04

 

 

 

8 – DECLARAÇÃO DE VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO

 

Justificativa:

 

O Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Paraná (IFPR), necessita se adequar às normativas vigentes, Portaria MEC nº 330, de 05 de abril de 2018, que dispõe sobre a emissão de diplomas em formato digital nas instituições de ensino superior, pertencentes ao Sistema Federal de Ensino; à Portaria MEC nº 554, de 11 de março de 2019, que dispõe sobre a emissão e o registro de diploma de graduação por meio digital, pelas Instituições de Ensino Superior - IES, pertencentes ao Sistema Federal de Ensino; à Portaria MEC 1.095/2018 que dispõe sobre a expedição e o registro de diplomas de cursos superiores de graduação, no âmbito do Sistema Federal de Ensino; à Portaria MEC nº 22, de 21 de dezembro de 2017 (0216143), que dispõe sobre Acervo Acadêmico Digital, determinando que “os documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, (...), deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de 24 (vinte e quatro) meses”, para implementação do Diploma e Acervo Acadêmico Digital, nesse sentido, a solução escolhida consiste na contratação de serviço contínuo de outsourcing de aluguel de scanners e disponibilização de software, para a digitalização do acervo acadêmico dos estudantes ativos do IFPR, conforme previsão normativa e especificações técnicas do Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março de 2020 (doc. SEI nº 0928353).

É importante salientar, que trata-se de recomendação da Secretaria de Tecnologia da Informação (Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão -STI/MPDG, formalizada no Manual de Boas Práticas, a contratação de serviços de outsourcing de digitalização ao invés de aquisição ou locação de equipamentos de impressão e digitalização.

O diploma digital de curso superior de graduação é a modalidade virtual do diploma acadêmico que comprova a conclusão e a aprovação em cursos de nível superior. É o documento com existência, emissão e armazenamento integralmente digitais. Ao investir em mais essa inovação tecnológica, o Ministério da Educação promove a modernização de documentações acadêmicas, aliada às exigências da legislação educacional, e ainda evita fraudes ao reforçar a segurança para registro e emissão de diplomas digitais. Essa inovação permitirá a desburocratização do processo de geração e emissão do diploma e a consequente economia de tempo e custo do serviço.

Atualmente, já é possível emitir o diploma como documento nato-digital, ou seja, aquele que adota o formato digital desde a sua origem, tendo a mesma validade jurídica do documento físico, em papel. Assinaturas com certificação digital e carimbo de tempo na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), conforme os parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais, confere ao diploma digital sua validade jurídica. Soluções tecnológicas também imprimem maior segurança nos sistemas eletrônicos e, com isso, podem coibir fraudes em diplomas e registros acadêmicos, como as ocorridas com documentos não digitais. Em continuidade à implantação do diploma digital, o MEC já promove ações para fomentar o desenvolvimento de um sistema de validação nacional do diploma digital, em ambiente com segurança garantida, que será lançado em 2021.

Contextualizando historicamente:

O Ministério da Educação instituiu o diploma digital, por meio da Portaria nº 330, de 5 de abril de 2018, que estabeleceu prazo de dois anos, a contar da data de publicação de ato específico de regulamentação, para implementação do diploma digital no âmbito das instituições de educação superior mantidas pela União, pela iniciativa privada e órgãos federais de educação, ou seja, por todas as instituições que compõem o Sistema Federal de Ensino.

Ao diploma digital deve ser aplicada a mesma legislação federal vigente, que regula a emissão e o registro do diploma, como a Portaria nº 1.095, de 25 de outubro de 2018, que dispõe sobre a expedição e o registro de diplomas de cursos superiores de graduação. A referida Portaria estabelece, no Art. 30, que os procedimentos para a expedição e o registro de diplomas e documentos acadêmicos, no formato digital, observarão as disposições contidas na Portaria, respeitadas as especificidades técnicas dispostas em regulamentação específica, a ser editada pelo MEC.

Em março de 2019, foi publicada a Portaria nº 554, que dispõe sobre a emissão e o registro de diploma de graduação em formato digital pelas instituições do Sistema Federal de Ensino e define que o diploma digital deve ser emitido, registrado e preservado em ambiente computacional, que garanta tanto a validação a qualquer tempo, como a interoperabilidade entre sistemas, a atualização tecnológica da segurança e ainda a possibilidade de múltiplas assinaturas em um mesmo documento.

Ainda, em 2019, o MEC publicou a Nota Técnica nº 13, cujo objetivo foi detalhar as especificidades técnicas dos critérios para a emissão e registro do diploma digital e orientar sobre a aplicação dos formatos previstos na Portaria nº 554. Em 2020, a Nota Técnica nº 13 passou por uma revisão, objetivando proporcionar maior especificidade técnica de cada critério envolvido na emissão e no registro do diploma digital.

Em 2020, é criado o Grupo de Trabalho para discussão e formulação da implementação do diploma digital.

Em dezembro do mesmo ano, a emissão de diplomas digitais se torna realidade para as cinco primeiras Instituições Federais de Educação Superior (IFES) que participam do início da implementação, inclusive com a disponibilização de infraestrutura em nuvem para geração e preservação de documentos digitais, a partir de solução tecnológica desenvolvida pela Rede Nacional de Ensino e Pesquisa (RNP), organização social vinculada ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações (MCTI).

Participam dessa primeira etapa de implantação do diploma digital a Universidade Federal do Paraná (UFPR), Universidade Federal da Paraíba (UFPB), Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), Universidade Federal de Sergipe (UFSE) e o Instituto Federal do Rio Grande no Norte (IFRN).

A primeira etapa da implantação do diploma digital abrangerá todas as 110 IFES, ou seja, 63 universidades e 47 institutos federais, ainda, no primeiro semestre de 2021.

Depois disso, será a vez das instituições públicas estaduais e municipais de educação superior se adequarem para permitir a geração de seus diplomas digitais.

E tanto as instituições de educação superior confessionais, como as da rede privada, poderão implantar os ajustes necessários em seus sistemas acadêmicos para aderir ao serviço de registro e emissão do diploma digital.

 

Assim, o Ministério da Educação (MEC) por meio da Portaria nº 330, de 5 de abril de 2018, institui o Diploma Digital para as Instituições de Ensino Superior, e estipula o prazo de 24 meses para adequação, nos seguintes termos:

O MINISTRO DE ESTADO DA EDUCAÇÃO, no uso das atribuições que lhe confere o Art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição, em observância ao Art. 6º da Lei nº 4.024, de 20 de dezembro de 1961, com redação dada pela Lei nº 9.131, de 24 de novembro de 1995, bem como o disposto nos Arts. 9º e 16 da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, resolve:

Art. 1º Fica instituído o Diploma Digital no âmbito das instituições de ensino superior, públicas e privadas, pertencentes ao Sistema Federal de Ensino.

§ 1º O Diploma Digital abrange o registro e o respectivo histórico escolar.

§ 2º A emissão do Diploma Digital fica restrita às instituições que dispõem da prerrogativa para emissão e registro de diploma conforme os Arts. 48, § 1º; 53, inciso VI; e 54, § 2º, da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, e de acordo com o Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017, e a Resolução CNE/CES nº 12, de 13 de dezembro de 2007.

Art.2º A adoção do meio digital para expedição de diplomas e documentos acadêmicos deverá atender as diretrizes de certificação digital do padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, disciplinado em lei, normatizado e fixado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação - ITI, para garantir autenticidade, integridade, confiabilidade, disponibilidade, rastreabilidade e validade jurídica e nacional dos documentos emitidos.

Art.3º Os procedimentos gerais para emissão de documentos por meio digital e para a expedição e o registro de diplomas digitais serão regulamentados em ato específico do Ministério da Educação.

Art.4º As instituições de ensino superior terão vinte e quatro meses para implementar o Diploma Digital após a data de publicação do regulamento previsto no art. 3º.

Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Na sequência, o MEC por meio da Portaria MEC nº 554, de 11 de março de 20219, regulamenta a emissão e o registro de diploma de graduação, por meio digital, pelas Instituições de Ensino Superior - IES, pertencentes ao Sistema Federal de Ensino o prazo para implementação do Diploma Digital para a ser de vinte e quatro meses a partir da publicação desta Portaria.

Este prazo para adequação das instituições à normativa legal foi ampliado por meio da Portaria nº 117, de 26 de fevereiro de 2021, nos seguintes termos:

O MINISTRO DE ESTADO DA EDUCAÇÃO, no uso da atribuição que lhe confere o art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição, e tendo em vista as disposições contidas no art. 3º da Portaria MEC nº 330, de 5 de abril de 2018, e no art. 30 da Portaria MEC nº 1.095, de 25 de outubro de 2018, resolve:

Art. 1º A Portaria nº 554, de 11 de março de 2019, do Ministério da Educação, passa a vigorar com a seguinte alteração:

"Art. 14. As instituições de ensino superior terão até o dia 31 de dezembro de 2021 para implementar o diploma digital. " (NR)

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor em 1º de março de 2021.

 

Em complemento a Portaria MEC nº 554, de 11 de março de 20219 o Ministério da Educação publica a INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1, DE 15 DE DEZEMBRO DE 2020, que dispõe sobre a regulamentação técnica para a emissão e o registro de diploma de graduação por meio digital, pelas Instituições de Ensino Superior - IES, pertencentes ao Sistema Federal de Ensino.

 

Diante do contexto, o IFPR deve implementar o Diploma Digital para os cursos de Graduação (neste momento) no ano de 2021, sendo as entregas dos diplomas no formato digital, obrigatoriamente já no ano de 2022. Dessa forma, para que tal implementação ocorra com sucesso, é necessário que os documentos físicos dos estudantes, sejam também armazenados de forma virtual, e é essa a intenção da contratação pretendida. Os equipamentos objeto dessa contratação, servirão para digitalizar e auxiliar no armazenamentos dos documentos estudantis, possibilitando assim que todo o processo possa ser visualizado virtualmente.

 

Ao analisarmos algumas das possibilidades para implementação do serviço de digitalização com a qualidade necessária conforme descritos nas necessidades de negócio, necessidades tecnológicas e demais requisitos necessários e suficientes à escolha da solução de TIC. Buscou-se a solução que melhor cumpre os requisitos e que proporciona a melhor automação no processo de digitalização, visando torar mais eficiente e mais rápido o processo de digitalização dos documentos dos alunos do IFPR, bem como evitar trabalhos manuais de controle e armazenamento de arquivos digitalizados.

 

BENEFÍCIOS ESPERADOS COM A CONTRATAÇÃO:

ID

DESCRIÇÃO DO RESULTADO

1

cumprimento de exigências da legislação educacional;

2

modernização de documentações acadêmicas;

3

maior transparência nos procedimentos de emissão e registro do diploma digital;

4

evitar fraudes ao reforçar a segurança para registro e emissão de diplomas digitais;

5

desburocratização do processo de geração e emissão do diploma digital;

6

otimização do tempo para emissão e registro do diploma digital;

7

redução de custos, uma vez que, o custo da impressão de um diploma físico é alto, devido a qualidade de impressão do documento e da necessidade de marca d’água;

8

validade jurídica do diploma digital por meio das assinaturas com certificação digital e carimbo de tempo na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);

9

mudança na sistemática do fluxo de emissão de diplomas, simplificando-se processos, e, ao mesmo tempo, agilizando a consulta e compartilhamento do diploma digital;

 

Declaramos vantajosa, a contratação do serviço de locação de scanners para o IFPR, o serviço proporcionará maior eficiência e eficácia, nas atividades da Diretoria de Registros acadêmicos na Reitoria bem como das secretarias dos campi do IFPR nas atividades de digitalização dos documentos dos alunos que são necessários para o diploma digital.

 

 

 

9 – ASSINATURAS

 

A Equipe de Planejamento da Contratação foi instituída pela  PORTARIA Nº 168, DE 16 DE JUNHO DE 2021(sei n. 1261588)

Conforme o § 2º do Art. 11 da IN SGD/ME nº 01, de 2019, o Estudo Técnico Preliminar deverá ser aprovado e assinado pelos Integrantes Técnicos e Requisitantes e pela autoridade máxima da área de TIC:

 

 

INTEGRANTE TÉCNICO

INTEGRANTE REQUISITANTE

_____________________________

Luis Geraldo Seixas

Matrícula/SIAPE: 1681286

 

______________________________

Adilson Claudio Muzi

Matrícula/SIAPE: 1802795

 

 

 

10 – APROVAÇÃO E DECLARAÇÃO DE CONFORMIDADE

 

Aprovo este Estudo Técnico Preliminar e atesto sua conformidade às disposições da Instrução Normativa SGD/ME nº 1, de 4 de abril de 2019.

 

AUTORIDADE MÁXIMA DA ÁREA DE TIC

(OU AUTORIDADE SUPERIOR, SE APLICÁVEL – § 3º do art. 11)

_____________________________

ONIVALDO FLORES JUNIOR

Matrícula/SIAPE: 2806399


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Documento assinado eletronicamente por LUIS GERALDO SEIXAS, Servidor Técnico Administrativo em Educação, em 02/09/2021, às 23:20, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, caput, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.


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Documento assinado eletronicamente por ADILSON CLAUDIO MUZI, DIRETOR(a), em 03/09/2021, às 08:17, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, caput, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.


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Documento assinado eletronicamente por ONIVALDO FLORES JUNIOR, DIRETOR(a), em 10/09/2021, às 11:48, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, caput, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.


QRCode Assinatura

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ifpr.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1347871 e o código CRC 72D219A1.




Referência: Processo nº 23411.006657/2021-87 SEI nº 1347871

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