Doze pontos que estudantes precisam observar ao participar do edital de eventos

Os estudantes do IFPR podem solicitar recursos financeiros para participar de eventos como congressos, olimpíadas do conhecimento, eventos esportivos, entre outros. Para que os pedidos possam ser deferidos, é preciso atenção às normas, aos prazos e à documentação exigida.

Por meio do Programa de Apoio à Participação em Eventos, o IFPR custeia parcial ou totalmente os gastos com a inscrição, hospedagem, alimentação e transporte dos alunos que participem de eventos acadêmicos ou esportivos. Cada estudante tem direito a um pedido concedido ao longo do ano.

Antes de solicitar o auxílio, o estudante e as seções pedagógicas dos campi precisam observar alguns aspectos fundamentais para que as solicitações atendam ao fluxo determinado pelo edital do programa.

Por isso, destacamos doze aspectos essenciais para quem pretende pleitear esse auxílio:

1. Pare tudo e leia o edital na íntegra

O edital 015/2017 – Proens/IFPR estabelece as regras dessa seleção, definindo fluxos e prazos. O documento está disponível na página do Programa, junto a outros documentos e formulários. https://ifpr.edu.br/menu-institucional/pro-reitorias/proens/dir-de-assuntos-estudantis-e-atividades-especiais/eventos/editais/2017-2/ Não deixe de ler!

2. Fique atento ao cronograma

Solicitações feitas fora do cronograma estão sendo indeferidas. Ele está disponível em um edital de retificação (clique no link para ver) e reproduzido abaixo:

Por exemplo, digamos que você participará de um evento que será realizado entre os dias 15 de junho e 14 de julho de 2017 – data que corresponde à próxima etapa de deferimentos e indeferimentos de solicitações.

De acordo com o cronograma, todo o seu processo (formulários preenchidos, assinaturas coletadas, documentos anexados) deverá estar finalizado, além de ser entregue junto à Diretoria de Assuntos Estudantis (Daes), que fica na Reitoria, em Curitiba, até o dia 15 de maio, ou seja, na próxima segunda-feira. Se este é o seu caso, apresse-se!

Solicitações de estudantes que participarão de eventos realizados entre os dias 15 de junho e 14 de julho devem dar entrada na Daes (Reitoria) até o dia 15 de maio, próxima segunda-feira.

Como a elaboração da documentação envolve diversas pessoas e documentos, esse trabalho não deve ser deixado para a última hora.

Obs.: Quem encaminha a documentação à Reitoria são as seções pedagógicas e de assuntos estudantis dos campi.

Continuando o exemplo acima, como o seu processo precisa estar na Reitoria em 15 de maio, então você e a seção pedagógica e de assuntos estudantis do seu campus precisam considerar o tempo levado para que os malotes cheguem à Curitiba.

3. Toda a documentação precisa ser entregue impressa

A Daes só recebe as solicitações impressas, ou seja, não é possível enviar requerimentos ou qualquer tipo de documento auxiliar por memorando ou por e-mail. Mais um motivo para não deixar a solicitação para a última hora!

4. Duas semanas para efetivação dos pagamentos

Perceba que o cronograma prevê duas semanas para a efetivação dos pagamentos. De acordo com a diretora de Assistência Estudantil da Proens, Aparecida Bernardete Gaion, esse período é necessário para que haja tempo hábil para a análise da documentação e também para atender aos prazos legais e bancários.

5. Impetrar recursos é possível, mas eles só serão aceitos em situações atípicas

Repare, no cronograma, que a terceira coluna estabelece um prazo para a publicação de editais. Esses documentos trazem os resultados das solicitações (se deferidas ou não). O edital do programa prevê que os estudantes podem entrar com recurso, caso discordem desse resultado.

Entretanto, como explica a diretora da Daes, esse instrumento deve ser usado para situações atípicas, ou seja, para casos em que todas as etapas do processo foram seguidas e nos quais, por motivos alheios às responsabilidades do requerente, houve algum empecilho que acarretou em indeferimento.

“Por exemplo, recursos que contestam os prazos estabelecidos ou que consistem em pedidos para acrescentar documentos já exigidos em edital tem sido indeferidos”, explica a diretora.

6. Fique atento às assinaturas e carimbos

O formulário de solicitação para participação em eventos (anexo I) pede algumas assinaturas, por exemplo, do diretor geral do campus, da chefia da seção pedagógica e do professor orientador. Essas assinaturas são indispensáveis e, no caso de servidor do IFPR devem estar acompanhadas dos respectivos carimbos. Somente a assinatura do requerente (estudante) é desacompanhada de carimbo.

Esse tipo de formalidade é necessário para evitar fraudes. Segundo Aparecida Bernardete Gaion, enquanto houver a falta de alguma dessas assinaturas, a solicitação não pode ter continuidade.

7. Estudantes com menos de 18 anos precisam da autorização dos pais ou responsáveis (e com firma reconhecida)

Estudantes com idade inferior a 18 anos precisam preencher o anexo II, que consiste em uma autorização para que eles participem do evento. Esse documento deve ser assinado pelo responsável e a assinatura precisa ter firma reconhecida em cartório.

8. Durante o evento, estudante com menos de 18 anos precisa de acompanhamento de servidor do IFPR

Durante o evento, o estudante requerente precisa ser acompanhado por um servidor do IFPR (docente ou técnico). Esse servidor é indicado pela direção-geral ou pela direção de ensino do campus. O servidor acompanhante também assina (e carimba) o formulário do anexo I. Os custos (diárias e passagens, se for o caso) com o servidor acompanhante não são cobertos pelo edital de eventos – essa participação deve ser custeada com recursos próprios do respectivo campus.

9. Estudante precisa ter conta-corrente no Banco do Brasil

O estudante que participa do edital de eventos precisa ser titular de conta-corrente no Banco do Brasil. Não vale conta de outros bancos ou em nome de familiares ou terceiros: a conta tem que estar aberta no nome do estudante que irá receber o benefício.

10. É necessário comprovar informações sobre o evento

É preciso que o estudante apresente documento ou material de divulgação, como um folder ou flyer, no qual conste valor da inscrição e programação do evento. Também é imprescindível a apresentação da carta de aceite do trabalho. O edital do Programa de Apoio à Participação em Eventos não custeia a participação de estudantes em eventos na condição de ouvintes, ou seja, é preciso apresentar trabalho ou participar, como atleta, de evento esportivo. Em casos de trabalhos acadêmicos desenvolvidos em grupo, somente um representante (autor principal) pode pleitear o auxílio.

11. Depois do evento, você precisa prestar contas

Logo após a participação no evento, o estudante deve prestar contas. Para isso, existe um formulário específico, chamado de “Relatório e avaliação da participação em eventos estudantis” (anexo III). Caso não haja essa prestação de contas, o estudante pode ser obrigado a devolver o recurso e ainda pode ficar impedido de receber novos auxílios.

12. Saiba onde encontrar os editais e formulários

Todos os documentos citados estão na página do Programa de Apoio à Participação em Eventos. Lá, você encontrará os seguintes documentos/formulários:

• Edital nº 015/2017 – Proens/IFPR. Este é o edital que estabelece todas as regras do programa. Se você vai participar, é fundamental que você o leia na íntegra!
  Edital 021/2017-Proens/IFPR (edital de retificação). Este edital retifica o item 6 e estabelece o cronograma do programa. Fique atento às datas que ele estabelece!
• Formulário de interposição de recursos – Este formulário deve ser usado se você seguiu todas as instruções e, por algum motivo inesperado (que independe de você), o seu pedido foi indeferido.
• Edital 29/2017 – Este foi o primeiro resultado do Programa de Apoio à Participação em Eventos em 2017.  Houve pedidos deferidos (aceitos) e indeferidos (negados). Os próximos resultados devem seguir este mesmo padrão.
• Edital 30/2017 – Este é o edital publicado após a apresentação de recursos – em casos específicos, o resultado pode ser alterado, caso o estudante que entra com o recurso comprove ter seguido todos os trâmites legais.

Anexos

• Anexo I – Formulário de solicitação para participação em eventos.  Este é o documento principal do seu pedido. Ele unifica todas as informações do seu processo. Os demais fazem menção ou referência a ele. Portanto, ele é o documento mais importante da sua solicitação.
• Anexo II  – Autorização para participação de estudantes com idade inferior a 18 anos em eventos com auxílio do IFPR. Este é o documento que deve ter a assinatura dos pais ou responsáveis (com firma reconhecida em cartório).
• Anexo III – Relatório e avaliação da participação em eventos estudantis. Esta é a base da sua prestação de contas. Logo que você voltar do evento, preencha esse formulário e o protocole no seu campus. Não esqueça de anexar os certificados.
• Anexo IV – Declaração para preenchimento da Sepae (campus). Este documento não precisa ser preenchido pelo estudante.

 

Dúvidas

Dúvidas sobre este assunto podem ser encaminhadas às seções pedagógicas e de assuntos estudantis dos campi ou à Diretoria de Assuntos Estudantis (Daes), da Reitoria, pelo telefone (41) 3595-7688 ou pelo e-mail daes@ifpr.edu.br.