Almoxarifado Virtual

O que é Almoxarifado Virtual?

Almoxarifado Virtual é a prestação de serviços continuadosem substituição ao gerenciamento e manutenção de alguns itens de consumo em estoque físico na unidade, ou seja, é uma contratação de serviços.

Pelo Almoxarifado Virtual deve ser comprado os itens mensalmente e de consumo imediato, substituindo dessa forma o estoque físico e seus controles, bem como vários outros atos como a emissão de vários empenhos, ordens de serviços, pagamentos por fornecedores e licitações diferentes.

Como é no IFPR?

No IFPR a contratação do serviço de Almoxarifado Virtual está normatizado por meio da PORTARIA Nº 162, DE 01 DE JUNHO DE 2021 – Instituir o Manual de Atribuições dos Gestores Administrativos e Técnicos, Fiscal Técnico Setorial, Aprovadores e Gestores do Almoxarifado Virtual.

Atualmente este serviço é prestado pela empresa BRS SP Suprimentos Corporativos Ltda, é gerido na PROAD, por meio da DEADM e DGLICITA, mediante  contrato 31/2020, com fiscalização técnica setorial (23411.012374/2020-93), gestores de compras e aprovadores nas unidades administrativas (DPAS/ADJUN/DG) e tem vigência até  26/10/2024.

O saldo de contrato por unidade, durante a vigência de 26/10/2023 a 26/10/2024, está disponível na Cláusula segunda - Preço do 4º Termo Aditivo.

Demais orientações disponíveis em:

– Notificação DMASP/PROAD SEI nº 1184235 – informa o fluxo, nota de remessa, nota de faturamento e prazos acordados junto a empresa para a execução contratual e faturamento.

–  O Manual para realizar requisição, aprovar pedidos e demais procedimentos do sistema está  disponível na plataforma e poderá ser solicitado treinamento à BRS em caso de dúvida quanto ao uso da mesma.

– O gestor de compras é responsável, junto com a fiscalização técnica setorial, quanto ao controle de saldo do empenho de acordo com o limite aprovado nos termos do contrato e a vigência contratual (26/10/2023 a 26/10/2024), não podendo ultrapassar o valor contratual de cada unidade.

– Processo 23411.009444/2020-26 – consta o contrato, TR, mapa de gestão de riscos, contrato, aditivo e demais documentos que originaram o contrato.

– Resumo quanto aos procedimentos a serem realizados no recebimento do pedido no caso de divergências de quantidade de volumes e na quantidade de itens:

1. No ato da entrega (fazer a conferência da quantidade de volumes), havendo divergência:

–  para menos:realizar ressalva no canhoto de recebimento que será entregue a transportadora, mas receber o pedido, ou seja, não devolver para a transportadora.

– para mais: realizar ressalva no canhoto de recebimento que será entregue a transportadora e não receber os volumes a mais, ou seja, devolver para a transportadora. No caso de volumes a mais, na nota de remessa vai sempre indicada a quantidade de volumes daquela nota e nas etiquetas de cada caixa vai indicado vol 1/15, 2/15, 3/15 e assim por diante, então é fácil identificar se estiver volumes sobrando.

2. Conferência dos itens, posterior a entrega:

–  no caso da falta de itens, fazer o atesto parcial no sistema e a BRS realiza as tratativas para desconto financeiro referente a quantidade faltante incluindo novamente no próximo pedido/janela. Há ainda a possibilidade de bonificação, que é o envio pela BRS dos  itens em um novo pedido gerado por eles.

–  no caso de itens a mais, realizar o atesto parcial. A BRS realiza uma análise, de acordo com o valor faz a coleta ou então sugere o descarte por doação.

– Procedimento para o envio das solicitações de ajuste do saldo da conta corrente de cada unidade na plataforma do Almoxarifado Virtual:

1. Enviar e-mail para servicos.proad@ifpr.edu.br e  vitor.piccinin@ifpr.edu.br;
2. Informar o saldo disponível em conta;
3. Informar o valor a ser creditado ou debitado da conta;
4. Informar o saldo final após as alterações;
5. Anexar a nota de empenho referente ao valor supracitado.

Modelo: 

Unidade xxxx
Saldo Atual: R$ xxxx,xx
Creditar/Debitar: R$ xxxx,xx
Novo saldo após inclusão: xxxx,xx
Empenho/Reforço 2024NExxxxxx

Prazos: Encaminhar a solicitação até o último dia útil de cada mês. Contudo, sugerimos que seja encaminhada logo após a emissão do empenho correspondente para que haja tempo hábil para eventuais esclarecimentos e para que a unidade não perca o prazo para realizar o pedido no mês subsequente. 

Contatos:

– Para inclusão de item na plataforma: compras.proad@ifpr.edu.br

– Para inclusão de usuário na plataforma, saldo do contrato por unidade, informar formulários de ocorrências e sugestões de penalizações: servicos.proad@ifpr.edu.br